Диагностика закупок

20 узлов контроля в закупках, в которых утекает до 1–3% бюджета

Проверьте свою систему закупок за 15 минут. 20 узлов контроля, внутри — 29 жёстких проверок с конкретными сигналами потерь.

5 блоков20 узлов контроля29 провероккаждая: что проверить · как проверить · сигнал · риск

Заполнено: 0 из 29

Блок 1

НСИ и данные (фундамент)

НСИ — единый источник правды по номенклатуре, поставщикам и единицам учёта. Если он сломан: потребность считается неверно, закупки дублируются, склад «врёт», аналитика бесполезна. Поэтому этот блок — №1 в диагностике.

1.1

Дубли и правила ведения номенклатуры

Один узел контроля по управляемости справочника: дубли позиций, наличие шаблона карточки, наличие владельца НСИ и регламента создания позиции.

1.1.1

Дубли номенклатуры

Что проверить

Заведена ли одна и та же позиция несколько раз под разными названиями.

Как проверить

Возьмите 50–100 случайных позиций. Поищите каждую разными формулировками: «болт М6», «М6 болт», «болт 6 мм оцинк». Посчитайте долю позиций, у которых нашлось 2+ карточки.

Сигнал проблемы

Дублей более 5–10% от выборки.

Бизнес-риск

параллельные закупки одного и того же
некорректные остатки и потребность
невозможна консолидация и категорийная аналитика

Как у вас?

1.1.2

Стандартизация описания позиций

Что проверить

Есть ли единый шаблон карточки номенклатуры (тип + размер + материал + стандарт) и применяется ли он.

Как проверить

Откройте 20–30 карточек одной категории. Если рядом лежат «Болт М6», «болт 6мм», «М6 болт оцинк» как разные позиции — шаблона нет.

Сигнал проблемы

Нет утверждённого шаблона заполнения; карточки заводятся в свободной форме.

Бизнес-риск

позицию невозможно найти — заводят новую (рост дублей)
ошибки при заявках и поставках
категорийная аналитика бессмысленна

Как у вас?

1.1.3

Владелец и регламент создания позиций

Что проверить

Есть ли владелец НСИ, регламент заведения новой позиции и согласование.

Как проверить

Задайте три вопроса: кто может создать позицию, есть ли регламент, есть ли согласование перед публикацией.

Сигнал проблемы

Любой сотрудник может создать новую позицию без согласования; владельца НСИ нет.

Бизнес-риск

лавинообразный рост дублей
деградация справочника за квартал
невозможно навести порядок без полной перезагрузки НСИ

Как у вас?

1.2

Единицы измерения

Что проверить

Используется ли единый стандарт единиц измерения и есть ли коэффициенты пересчёта.

Как проверить

Возьмите одну категорию. Проверьте, как ведутся позиции: кг / штуки / упаковки. Есть ли пересчёт между ними в системе.

Сигнал проблемы

Одна и та же позиция ведётся в разных единицах без коэффициентов пересчёта.

Бизнес-риск

ошибки в объёмах закупок
неверные складские остатки
искажение себестоимости

Как у вас?

1.3

Связка номенклатуры со складами

Что проверить

Корректно ли позиции НСИ привязаны к складам и складскому учёту.

Как проверить

Выберите 20 позиций из НСИ. Проверьте: есть ли по ним движение и остатки в складском учёте, или они «висят» только в справочнике.

Сигнал проблемы

Часть позиций есть в НСИ, но отсутствует в складском учёте — или наоборот.

Бизнес-риск

закупка «вслепую» при наличии остатков
неучтённые остатки и списания
невозможно построить достоверный отчёт по запасам

Как у вас?

1.4

Внешние классификаторы (ОКПД2 / КТРУ)

Что проверить

Заполнены ли в карточках номенклатуры коды внешних классификаторов: ОКПД2, КТРУ (для 223-ФЗ / 44-ФЗ), при необходимости ТН ВЭД.

Как проверить

Выгрузите справочник по 1–2 ключевым категориям. Посчитайте долю позиций без заполненного ОКПД2 / КТРУ. Проверьте на 5 случайных позициях — корректно ли подобран код.

Сигнал проблемы

Более 20% карточек без классификаторов; коды подбираются вручную под каждую закупку, единого правила нет.

Бизнес-риск

невозможно корректно опубликовать закупку по 223-ФЗ / 44-ФЗ
ошибки классификации в обязательной отчётности
ручной труд закупщика на каждой процедуре

Как у вас?

Блок 2

Формирование потребности

Потребность — это контур из пяти вещей: связь с планом, стабильность, правила запасов, учёт фактов и время. Если хотя бы одно звено выпало — закупки превращаются в реактивный режим: пожары, излишки, дефициты, кассовые разрывы.

2.1

Расчёт потребности (план + остатки)

Один узел: считается ли потребность из плана производства/продаж и норм расхода — и учитываются ли при этом фактические остатки на складе.

2.1.1

Связь потребности с планом производства / продаж

Что проверить

Формируется ли потребность на основе плана производства или продаж и нормативов расхода (BOM, техкарты).

Как проверить

Возьмите 2–3 изделия или категории. Разложите по каждому: план выпуска / продаж → нормы расхода → расчётная потребность. Должна получиться прозрачная цепочка.

Сигнал проблемы

Потребность не считается из плана — норм расхода нет либо они существуют, но в расчёте закупок не используются.

Бизнес-риск

закупки «на глаз»
дефициты в пике спроса
излишки вне сезона
функция закупок оторвана от бизнеса

Как у вас?

2.1.2

Учёт фактических остатков при расчёте потребности

Что проверить

Учитываются ли реальные остатки на складах при формировании объёма закупки.

Как проверить

Возьмите 5 свежих закупок ТМЦ. По каждой сопоставьте: остаток на момент инициации заказа и объём закупки.

Сигнал проблемы

Закупки запускаются при наличии значимого остатка — более 20–30% от объёма закупки.

Бизнес-риск

замороженные деньги на складе
раздувание складских площадей
перекос: дефицит по одним позициям при избытке по другим

Как у вас?

2.2

Правила управления запасами и предсказуемость

Один узел: есть ли формальные правила (min/max, точка заказа, страховой запас, автопополнение) и насколько стабильна потребность — какая доля закупок идёт вне плана.

2.2.1

Правила управления запасами (правила, а не интуиция)

Что проверить

Есть ли формальные правила управления запасами по номенклатуре — min/max, точка заказа, страховой запас, автопополнение.

Как проверить

Выберите 10 значимых позиций. По каждой проверьте: есть ли минимальный остаток, есть ли точка заказа, настроено ли автоматическое пополнение или сигнал на закупку.

Сигнал проблемы

Для большинства позиций правил нет — закупка зависит от опыта конкретного снабженца.

Бизнес-риск

либо излишки, либо дефицит
зависимость от человека, а не от системы
невозможно масштабировать на новые категории и филиалы

Как у вас?

2.2.2

Управляемость и стабильность потребности

Что проверить

Насколько часто пересчитывается и переписывается потребность; какая доля закупок идёт вне первоначального плана.

Как проверить

По 2 категориям за последний месяц посчитайте: сколько раз менялся план закупок и сколько было «срочных» закупок вне плана.

Сигнал проблемы

Более 20–30% закупок проходят вне первоначального плана.

Бизнес-риск

система не работает — управление переходит в ручной режим
постоянные «пожары» и переключения приоритетов
рост закупочной цены из-за срочности

Как у вас?

2.3

Временная привязка потребности

Что проверить

Учитывается ли срок фактического потребления материалов относительно графика производства или проекта.

Как проверить

Сопоставьте график производства / проекта с датами закупки материалов по 2 категориям. Поймайте позиции, которые приехали сильно раньше срока или с опозданием.

Сигнал проблемы

Материалы закупаются заметно заранее или с опозданием относительно реальной потребности.

Бизнес-риск

лишние запасы и замороженный оборотный капитал
остановка производства из-за поздней поставки
кассовые разрывы

Как у вас?

Блок 3

Инициация закупки (ТЗ и заявки)

ТЗ — узкое место. Если оно пишется с нуля и согласуется в почте — вы платите за это неделями цикла и ошибками, которые всплывают на поставке.

3.1

Шаблоны и полнота ТЗ

Один узел: есть ли утверждённые шаблоны ТЗ по категориям и достаточно ли в ТЗ информации для однозначного выбора поставщика и приёмки результата.

3.1.1

Стандартизация шаблонов ТЗ по категориям

Что проверить

Есть ли утверждённые шаблоны ТЗ под основные категории и используются ли они инициаторами.

Как проверить

Откройте 3 свежих ТЗ по одной категории. Если они структурно разные (разные разделы, поля, требования) — шаблона нет либо он не используется.

Сигнал проблемы

Каждое второе ТЗ начинается с пустого Word или копии «похожего» у коллеги. Дополнительно для 44-ФЗ / 223-ФЗ: ТЗ не содержит обязательных разделов закупочной документации, шаблоны не учитывают регламент.

Бизнес-риск

пропуски обязательных требований и претензии при поставке
невозможность объективно сравнить предложения поставщиков
трудозатраты на подготовку — выше нормы в 2–3 раза

Как у вас?

3.1.2

Полнота и проверяемость ТЗ

Что проверить

Достаточно ли информации в ТЗ для однозначного выбора поставщика и приёмки результата.

Как проверить

Возьмите 3 свежих ТЗ. Проверьте: технические параметры, критерии приёмки, требования к качеству и упаковке/доставке. Дайте прочитать человеку «со стороны» — он должен трактовать ТЗ так же, как инициатор.

Сигнал проблемы

ТЗ допускает разные трактовки или требует устных пояснений поставщику.

Бизнес-риск

поставщик «додумывает» требования — получаете не то, что нужно
споры и доработки на приёмке, удорожание на этапе исполнения
повторные закупки и переделки за свой счёт

Как у вас?

3.2

Время подготовки ТЗ (от поручения до согласования)

Что проверить

Сколько календарных дней проходит от поручения подготовить ТЗ до согласованной финальной версии.

Как проверить

Замерьте на 5 последних закупках. Если ответ «3–5 недель» или «не помним» — цикл подготовки ТЗ не управляется.

Сигнал проблемы

Среднее время подготовки ТЗ — больше 10 рабочих дней; 3–5 циклов согласования на ТЗ.

Бизнес-риск

сдвиг срока всей закупки на месяцы
ТЗ устаревает, не дойдя до тендера
прямые потери: упущенная выгода, простой инициатора

Как у вас?

3.3

Прозрачность согласования ТЗ

Что проверить

Видно ли в любой момент: на каком этапе согласования ТЗ, у кого оно, сколько висит.

Как проверить

Спросите у инициатора последней закупки, на чьём согласовании сейчас его ТЗ. Если он не знает или идёт «уточнять в почте» — прозрачности нет.

Сигнал проблемы

Согласование ведётся в почте/мессенджерах; нет единого статуса с ответственным и сроком. Дополнительно для 44-ФЗ / 223-ФЗ: маршрут согласования не зафиксирован и не соответствует внутреннему регламенту закупок.

Бизнес-риск

ТЗ «зависает» у одного согласующего на недели — никто не видит
невозможность эскалации просрочек
руководитель закупок управляет процессом вслепую

Как у вас?

3.4

Неконсолидация потребности на этапе заявок

Что проверить

Консолидируются ли заявки по одной категории до запуска закупки — или каждая заявка идёт отдельной процедурой.

Как проверить

Выгрузите заявки за 1–3 месяца по одной категории. Посмотрите, сколько раз одна и та же позиция закупалась отдельными заявками вместо объединения в одну процедуру.

Сигнал проблемы

Одна и та же позиция закупается разными заявками в окне до 30 дней; объединение на входе не делается.

Бизнес-риск

потеря объёмной скидки 5–15%
дублирование процедур и нагрузки на закупщиков
разные условия с одним поставщиком на одну позицию

Как у вас?

Сложно? Это нормально

Разберём ваши закупки бесплатно — вместе с экспертом

30 минут — пройдём чек-лист на ваших данных и покажем, в каких узлах деньги уходят прямо сейчас.

Блок 4

Процесс закупки (тендер и выбор поставщика)

Если выбор поставщика обосновывается «исторически работали», а конкуренция и комплаенс — на словах, вы не управляете тендером, вы оформляете решение постфактум.

4.1

Единое окно по всем активным закупкам

Что проверить

Есть ли один экран, где видны все закупки в работе с актуальными статусами и ответственными.

Как проверить

Попросите коллегу за 1 минуту показать все активные закупки и их статусы. Если он идёт в 2+ системы и почту — единого окна нет.

Сигнал проблемы

Сводный список собирается вручную; статусы у разных менеджеров — в разных Excel. Дополнительно для 44-ФЗ / 223-ФЗ: закупки в ЕИС живут отдельно от внутреннего реестра — единой картины нет.

Бизнес-риск

руководитель не видит реальной картины
просрочки этапов обнаруживаются постфактум
невозможно перераспределить нагрузку между закупщиками

Как у вас?

4.2

Конкуренция и обоснованность выбора поставщика

Один узел: есть ли реальное сравнение нескольких поставщиков и зафиксирована ли письменная причина выбора.

4.2.1

Наличие реальной конкуренции

Что проверить

Проводится ли по каждой закупке сравнение нескольких поставщиков.

Как проверить

Возьмите 5 закупок. Посмотрите: сколько поставщиков участвовало, были ли альтернативные коммерческие предложения.

Сигнал проблемы

Более 30–40% закупок проходят с одним поставщиком без альтернатив.

Бизнес-риск

завышенные цены без рыночной проверки
зависимость от единственного поставщика
невозможно доказать рыночность сделки контролёрам

Как у вас?

4.2.2

Обоснованность выбора поставщика

Что проверить

Зафиксировано ли в каждой закупке, почему выбран именно этот поставщик и на основании чего.

Как проверить

Откройте 5 закупок. Должно быть: сравнение предложений и явная причина выбора (цена, срок, качество, риски). «Работаем давно» и «всех устраивает» — не обоснование.

Сигнал проблемы

Выбор формулируется как «работаем давно», «устраивает», «других не нашли»; нет письменной причины выбора.

Бизнес-риск

субъективные решения, которые не защитить на аудите
коррупционные риски и претензии контролёров
невозможно повторить лучший выбор системно

Как у вас?

4.3

Проверка поставщиков (комплаенс)

Что проверить

Проверяется ли каждый новый поставщик до выбора — юрлицо, задолженности, риски, история работы, а также санкционные списки (РФ, ЕС, OFAC) и реестр недобросовестных поставщиков (РНП ФАС).

Как проверить

Возьмите 3 поставщиков, выбранных за последние 3 месяца. По каждому: есть ли проверка ЕГРЮЛ и реестров, налоговых и судебных рисков, санкционных списков и РНП, история поставок.

Сигнал проблемы

Проверка не проводится либо делается вручную «по ситуации»; санкционные списки и РНП не сверяются.

Бизнес-риск

срыв поставок из-за банкротства, блокировок или санкций контрагента
работа с поставщиком из РНП — отмена закупки контролёрами
юридические и налоговые претензии

Как у вас?

4.4

Зависимость от поставщиков

Что проверить

Контролируется ли доля закупок одного поставщика по ключевым категориям.

Как проверить

По 3 ключевым категориям возьмите долю топ-1 поставщика в годовом объёме. Если ответ занимает больше 5 минут или его нет — концентрацией не управляют.

Сигнал проблемы

По одной или нескольким категориям доля одного поставщика — выше 70%, и это никем не отслеживается.

Бизнес-риск

остановка процессов при сбое или уходе поставщика
потеря переговорной силы
ценовой шантаж в момент пролонгации

Как у вас?

4.5

Управляемость цикла закупки

Что проверить

Контролируется ли срок от появления потребности до подписанного договора, есть ли норматив по категориям.

Как проверить

Замерьте на 5 последних закупках фактический срок «потребность → договор». Сравните с целевым нормативом по категории. Если норматива нет или разброс сроков кратный — цикл не управляется.

Сигнал проблемы

Норматив отсутствует; разброс сроков по одной категории — в 2–3 раза.

Бизнес-риск

срыв производственных и проектных планов
вынужденные дорогие срочные закупки
падение доверия инициаторов к функции закупок

Как у вас?

Блок 5

Исполнение и контроль (договоры и поставки)

Если контроль исполнения сводится к «вспомнили — позвонили поставщику», вы теряете деньги на штрафах, автопродлениях, поставках «не того» и оплатах без поставки.

5.1

Договорные обязательства: сроки, автопродление, штрафы

Один узел: отслеживаются ли плановые сроки поставок и ключевые риски договоров — даты окончания, условия автопродления, штрафные механизмы.

5.1.1

Контроль сроков поставок и обязательств

Что проверить

Отслеживаются ли плановые сроки по каждому договору и приходят ли уведомления о приближении/просрочке.

Как проверить

Откройте 10 действующих договоров. Сколько из них имеют плановый срок поставки в системе с уведомлением ответственному за 5–10 дней? Если меньше половины — контроля нет.

Сигнал проблемы

Сроки контролируются вручную в Excel или «по памяти ответственного»; о просрочке узнают от инициатора.

Бизнес-риск

штрафы и неустойки, которые никто не выставил
срыв производственных планов
потеря репутации функции закупок внутри компании

Как у вас?

5.1.2

Управление рисками договоров (автопродление, штрафы)

Что проверить

Видны ли в системе ключевые риски по каждому договору: дата окончания, условия автопродления, штрафные механизмы.

Как проверить

Запросите список договоров с автопродлением, истекающих в ближайшие 60 дней. Если ответ «надо смотреть руками» — реестра рисков нет.

Сигнал проблемы

Договоры регулярно автопродлеваются на невыгодных условиях; о критичных датах узнают постфактум.

Бизнес-риск

продление невыгодных условий из-за пропуска срока уведомления
штрафы поставщикам не выставляются — «забыли»
одни и те же договоры заводятся параллельно

Как у вас?

5.2

Соответствие на приёмке: ТЗ и обязательные требования

Один узел: сверяется ли поставленное с ТЗ/спецификацией и приходят ли вместе с поставкой обязательные документы (сертификаты, декларации, маркировка).

5.2.1

Соответствие поставленного — заказанному

Что проверить

Сверяется ли фактически принятое с ТЗ и спецификацией, а не только со счётом.

Как проверить

Поднимите 5 последних поставок. Есть ли акт сверки спецификации с фактом? Если приёмка — только по количеству и сумме, а характеристики «и так норм» — контроля нет.

Сигнал проблемы

Более 1 из 10 поставок — претензия «получили не то, что заказывали».

Бизнес-риск

оплата за товар/услугу, не соответствующую ТЗ
повторные закупки на исправление
невозможность взыскать с поставщика — «приняли же»

Как у вас?

5.2.2

Соответствие обязательным требованиям (сертификаты, ТР ТС, маркировка)

Что проверить

По позициям, требующим обязательной сертификации/декларирования (оборудование, сырьё, упаковка, маркируемые товары) — приходят ли сертификаты соответствия и декларации с поставкой и проверяются ли они при приёмке.

Как проверить

Возьмите 5 поставок по позициям, требующим сертификации. По каждой: приложен ли документ соответствия, проверена ли его действительность в реестре Росаккредитации, совпадает ли описание продукции, есть ли требуемая маркировка (ЦРПТ «Честный знак» — где применимо).

Сигнал проблемы

Документы прикладываются «когда есть»; подлинность не проверяется в реестре; маркировка не сверяется при приёмке.

Бизнес-риск

отказ приёмки и штрафы регуляторов (Росстандарт, ЦРПТ)
невозможно использовать в производстве или продать конечному клиенту
претензии и возвраты от клиентов, репутационные потери

Как у вас?

5.3

Оперативный контроль закупок (не BI, а контроль в моменте)

Что проверить

Видите ли вы в моменте, что происходит со всеми закупками: что в просрочке, где зависло согласование, какие суммы зависли в дебиторке/кредиторке.

Как проверить

Прямо сейчас попросите показать: сколько закупок в просрочке, сколько договоров требуют действий на этой неделе. Если на сборку нужны часы или дни — оперативного контроля нет.

Сигнал проблемы

Каждый управленческий срез — ручная сборка; к моменту совещания данные уже устарели.

Бизнес-риск

решения принимаются на устаревших данных
проблемы вылезают постфактум, когда уже поздно реагировать
руководитель не видит, где «горит», и тушит хаотично

Как у вас?

5.4

Возврат потерь: финансовая сверка и претензионная работа

Один узел: связаны ли договор → поставка → оплата (нет ли двойных оплат и зависших авансов) и ведётся ли по проблемным поставкам системная претензионная работа.

5.4.1

Финансовая сверка: договор → поставка → оплата

Что проверить

Связаны ли между собой сумма договора, фактические поставки и произведённые оплаты — и сходятся ли они.

Как проверить

Возьмите 5 договоров. По каждому сопоставьте: сумму договора, фактически поставленный объём, произведённые оплаты и закрывающие документы. Если сводится только в Excel «по запросу» — связки нет.

Сигнал проблемы

Есть расхождения: оплачено больше, чем поставлено; оплаты прошли без закрывающих документов; авансы «висят» без отработки.

Бизнес-риск

прямые финансовые потери и двойные оплаты
кассовые разрывы из-за неучтённых обязательств
невозможность контролировать бюджет закупок по факту

Как у вас?

5.4.2

Претензионная работа: фиксация и возврат потерь

Что проверить

Фиксируются ли отклонения по поставкам и ведётся ли по ним системная претензионная работа с поставщиком.

Как проверить

По 5 проблемным поставкам за последние 3 месяца проверьте: зафиксирована ли претензия документально, был ли ответ поставщика, чем завершилось (компенсация, замена, штраф).

Сигнал проблемы

Отклонения решаются «в переписке», без фиксации, без статистики и без выставленных претензий.

Бизнес-риск

потери от поставщиков не возвращаются
одни и те же ошибки повторяются у тех же поставщиков
нет рычага давления на поставщика — он знает, что претензий не будет

Как у вас?

Интерпретация результата

Низкий уровень потерь

Системных провалов нет. Точечные улучшения дадут эффект.

«Нет»

«Частично»

«Да»

Шкала на 29 проверках: 0–7 проблем — низкий уровень · 8–16 — средний · 17+ — критический. Засчитано как проблема: 0.0 (каждое «Нет» = 1, «Частично» = 0,5).